يقوم مدير الوحدة بتكليف كل من رؤساء الأقسام بالنقاش مع العاملين في القسم الخاص بكل منهم وذلك للوصول لاحتياجات القسم، والتي ينبغي إدراجها في الخطة السنوية.
طبقاً لمجال العمل ومجال الخدمات المقدمة بكل قسم، يحدد رئيس القسم احتياجاته، مثل:
- القوى البشرية
- الاحتياجات التدريبية
- المستلزمات
- السياسات والإجراءات
يقوم مدير الوحدة بمراجعة هذه الاحتياجات، ويضيف ما يراه من احتياجات لم تتطرق إليها الأقسام مراعياً:
- التكليفات المرسلة من الإدارات العليا لتحقيقها في الفترة القادمة.
- ما تم تحقيقه وما لم يتم تحقيقه من أهداف الخطط السابقة.
- الميزانية المتوفرة أو القياس على متوسط ميزانية العام السابق.
يقوم مدير الوحدة بإعداد الخطة السنوية للوحدة (بالتعاون مع من يحتاجه)؛ حيث:
- صياغة الأهداف الرئيسية لخطة الوحدة للسنة القادمة وتقسيم كل منها إلى أهداف فرعية.
- تحديد الأنشطة أو المهام التي يجب تنفيذها لإتمام كل هدف فرعي.
- لكل مهمة من المهام يحدد التالي:
المسئول عن التنفيذ. (طبقاً لطبيعة النشاط)
المدى الزمني للتنفيذ. (بلا مبالغة ولا إجحاف)
التمويل المطلوب. (داخلي خلال صندوق تحسين الخدمة، خارجي عبر الإدارات الأعلى، لا يحتاج لتمويل، ...)
المتابعة. (لضمان تنفيذ المهام للمسئولين عنها، وربما يكلف منسق الجودة بمتابعة المهام المتعلقة بالمعايير واللجان، ويكلف غيره بمتابعة أنشطة أخرى طبقاً للنشاط ولقدرات ووظائف الأشخاص)
كما قد تحتاج الخطة في بعض مهامها للحصول على موافقة الإدارة الصحية. ويجب أن يكون ذلك واضحاً.
قد تحتاج بعض المهام لتدريب العاملين أو بعضهم على كيفية تنفيذها.
تكون الخطة معتمدة من المدير وعليها خاتم المنشأة.
خلال مراحل تنفيذ الخطة ترفق جميع المستندات الدالة على ما تم إنجازه من مهام وأهداف.
موضوع: طريقة إعداد الخطة السنوية للوحدة 
الإثنين أكتوبر 31, 2016 2:33 pm
